Instytucje wydające dokumenty identyfikacyjne rejestrują w swoich bazach danych co najmniej takie informacje jak:
- niepowtarzalny dożywotni numer;
- gatunek;
- płeć;
- maść;
- data (dzień, miesiąc i rok) urodzenia;
- w stosownych przypadkach, co najmniej ostatnie 15 znaków kodu przekazywanego przez transponder, lub kod transmitowany przez urządzenie radiolokacyjne niezgodne z normą określoną w art. 2 ust. 2 lit. b) wraz z informacją dotyczącą wymaganego systemu odczytu, lub metoda zastępcza;
- kraj urodzenia;
- data wydania i jakakolwiek zmiana dokumentu identyfikacyjnego;
- nazwisko i adres osoby, której wydano dokument identyfikacyjny;
- status zarejestrowanych koniowatych lub koniowatych do chowu i produkcji;
- nazwa zwierzęcia (nazwa nadana przy urodzeniu oraz, jeżeli dotyczy, nazwa handlowa);
- znany status zwierzęcia nieprzeznaczonego do uboju w celu spożycia przez ludzi;
- informacje dotyczące wszelkiego rodzaju duplikatów lub zastępczych dokumentów identyfikacyjnych zgodnie z art. 16 i 17
- zgłoszona data śmierci zwierzęcia
Instytucje wydające (dokumenty identyfikacyjne) niezwłocznie przekazują informacje do Centralnej Bazy Danych Koniowatych.